Plus qu’un simple logiciel de messagerie électronique, l’application Gmail, disponible sur Android ou iOS, regorge de fonctionnalités cachées. Programmation des messages, autodestruction, personnalisation… Carrefour Assurance vous donne son top 10 des meilleurs outils à connaître sur cette messagerie. Gmail n’aura bientôt plus de secrets pour vous.
Astuce n°1 : programmer l’envoi d’un e-mail
Programmer la diffusion de vos e-mails via votre smartphone peut s’avérer très pratique pour envoyer un rappel à vos collègues, ou même souhaiter son anniversaire à un proche. Depuis avril 2019, Gmail propose cette fonctionnalité sur iPhone et Android. Une fois votre mail rédigé, et les différents destinataires renseignés, il vous suffit d’appuyer sur les trois points en haut à droite du message : sélectionnez “Programmer un envoi”, puis configurez la date et l’heure.
Astuce n°2 : rédiger plus facilement et rapidement un nouveau message
Dans les transports ou en déplacement, il n’est pas toujours simple d’envoyer rapidement un mail urgent. Vous pouvez économiser du temps, et faire l’impasse sur les manipulations inutiles, en utilisant directement un raccourci sur l’écran d’accueil de votre smartphone.
La méthode est la même sur iOS et Android : restez longtemps appuyé sur l’icône de la messagerie, et attendez que les options s’affichent. Appuyez ensuite sur “Rédiger” ou “Nouveau message” : plus besoin d’ouvrir l’application, renseignez directement le destinataire et le contenu de l’e-mail, puis appuyez sur “Envoyer”. Le tour est joué !
Astuce n°3 : centraliser toutes vos boîtes mail dans Gmail
Gmail est une application flexible : elle prend en charge de nombreux systèmes de messagerie extérieurs à Google, tels qu’Outlook, iCloud, Hotmail ou Yahoo. Si vous possédez différentes adresses professionnelles ou personnelles, vous pouvez tout centraliser au même endroit, et les consulter sur une seule messagerie. Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans Gmail, de cliquer sur votre icône de profil, et de sélectionner l’option “Ajouter un autre compte”.
Astuce n°4 : envoyer des e-mails autodestructibles
Vous souhaitez envoyer un message confidentiel, sans possibilité qu’il soit transféré, dupliqué, ou transmis à la mauvaise personne ? Gmail propose sur Android et iOS un mode confidentiel pour sécuriser vos informations sensibles. Ce mode verrouille votre e-mail, qui ne peut être ouvert qu’à l’aide d’un code secret. Vous pouvez même rendre votre message autodestructible : passée une date limite que vous avez configurée, l’e-mail est automatiquement supprimé.
Pour rendre votre e-mail autodestructible, il vous suffit de cliquer sur les trois points en haut à droite du message. Cliquez ensuite sur “Mode confidentiel”, choisissez vos options, puis envoyez votre message.
Astuce n°5 : mettre le traitement d’un message en attente
En cas de journée chargée, il est possible d’oublier de répondre à un message après l’avoir ouvert. Si c’est votre cas, Gmail propose de mettre des messages en attente, et de programmer des rappels pour y répondre plus tard. Lorsque vous ouvrez l’e-mail, appuyez sur les trois points en haut à droite, et sélectionnez l’option “Mettre en attente”. Sélectionnez ensuite l’heure de rappel pour être alerté par votre messagerie préférée.
Astuce n°6 : personnaliser l’affichage de vos conversations
Gmail propose un affichage standard, commun à toutes les autres boîtes de réception. Dans votre liste de mails, vous avez accès en un coup d’œil à l’expéditeur, à l’objet de l’e-mail, et à la présence de pièces jointes. Si vous trouvez cette présentation trop chargée, ou au contraire trop succincte, il vous suffit d’ouvrir le menu principal de Gmail, de cliquer sur le bouton “Paramètres” puis de sélectionner l’option “Densité de la liste de conversations”. Vous pouvez ainsi aérer l’affichage de vos mails, ou au contraire le rendre plus compact.
Astuce n°7 : insérer vos pièces jointes via Dropbox
Saviez-vous qu’il est possible d’associer votre boîte mail à votre compte Dropbox ? Une fois votre message rédigé, appuyez sur les trois points en haut à droite de la fenêtre. Sélectionnez l’option “Insérer à partir de Dropbox”. Renseignez vos identifiants, puis appuyez sur “Autoriser”. Vous pouvez ensuite sélectionner votre pièce jointe. Une fois vos deux comptes associés, vous pourrez directement répéter l’opération, sans autoriser Gmail une nouvelle fois.
Astuce n°8 : optimiser votre recherche d’e-mails
La barre de recherche de votre Gmail s’accompagne de nombreux filtres qui affinent votre recherche et vous font gagner du temps. Cependant, ils ne sont pas toujours faciles à utiliser sur smartphone. Pour les activer, vous devez taper dans la barre de recherche des préfixes (ou opérateurs) pour retrouver ou trier les e-mails selon vos critères :
- from : pour rechercher les mails d’un expéditeur,
- to : pour rechercher les mails envoyés à un destinataire précis,
- subject : pour les mails qui comportent ce mot dans leur objet.
Pour associer différents filtres, il vous suffit d’ajouter le mot OR entre deux opérateurs.
Astuce n°9 : annuler l’envoi d’un e-mail
Si vous avez appuyé trop vite sur le bouton d’envoi avant d’avoir fini votre message, ou que vous vous êtes trompé de destinataire, pas de panique. Juste après l’envoi du message, une petite fenêtre s’affiche sur votre écran : cliquez sur l’option “Annuler” pour empêcher l’envoi.
Vous pouvez modifier le délai d’annulation d’envoi en vous rendant dans les paramètres de l’application. Cliquez sur le bouton en forme de roue, puis sélectionnez l’option “Annuler l’envoi”, et définissez le temps d’annulation. Ce dernier ne pourra cependant pas dépasser 30 secondes. Il faudra être réactif !
Bon à savoir
Si vous possédez un smartphone Android, vous pouvez également ajouter une option de validation avant d’envoyer, de supprimer ou d’archiver un mail. Vous serez ainsi certain de ne pas faire de bêtises. Rendez-vous dans les paramètres, puis “Paramètres généraux” et enfin “Confirmation des actions”. Vous recevrez une demande de confirmation avant d’envoyer vos mails.
Astuce n°10 : mettre certaines conversations en sourdine
Vous êtes en copie des échanges d’un groupe, mais vous ne souhaitez pas intervenir ? Inutile de supprimer la conversation. Vous pouvez tout simplement éviter de recevoir des notifications ! Appuyez sur les trois points en haut à droite, et sélectionnez le bouton “Ignorer”. Vous ne serez plus dérangé.
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